Organizational change often, if not always, is an indicator of potential problems or issues with the organization. In some cases, however, voluntary changes happen in forward looking organizations that proactively recognize potential opportunities or situations. Whatever the case, change is a shift from the current comfort state for any organization and needs to be well planned so as to not imbalance the current environment. Key steps in the process of implementing a planned organizational change is depicted in the following figure. Organizations need to undertake thorough study to understand the existing processes and procedures, and identify the snags. Each problem area has to be evaluated and the changes required for improvement have to be assessed. The next step is to determine the desired future state the management wishes the organization to be in. This will need to be communicated to all concerned and design the means of smooth transition. The transition plan once finalized has to be implemented in an orderly manner. Plans have to be made and resources need to be allocated. Responsibility has to be assigned to a key person in the organization to take charge of the change process. It is essential for the top management to beinvolved in the whole process to direct and govern the process.

When organizations undertake initiative to improve performance, seize opportunities or address key issues, they often require changes - changes to processes, job roles, Organizational structure, and types and use of technology. Change Management It is the discipline that guides, prepares, and equips organizations to successfully adopt change in order to drive organizational success. It provides a structured approach for supporting the employees in moving forward from their current state to desirable and progressive future state.

The external environment of an organization are those set of factors which the organization cannot exercise control on. Though these factors are external to the organization, they have a significant influence over its operations, growth and sustainability. Economic Factors - The macroeconomic factors like the political and legal environment, the rate of inflation and unemployment, monetary and fiscal policies of the government, etc. are causes that have a high influence on companies and prompt for changes in the organization. Managers need to carefully track these indicators in order to make the right decisions for change. Socio-cultural Factors - The local and regional conditions greatly influence people’s values, habits, norms, attitudes and demographic characteristics in the society. All of these factors highly influence the business operations or will do so in the future. Global Environment - The increasing globalization of markets has made organizations sensitive to changes. Any change or crisis in the global market affects every business, and corrective measures are not often easy and immediately taken. Technology - Technology has become an intrinsic part of business operations. It regulates processes in all aspects like manufacturing, distribution, logistics, finance, etc. Organizations have to be up-to-date with the ever-changing technological advancements in order to improve efficiencies and remain competitive.

The internal environment of an organization consists of factors within the organization over which it can exercise a fair amount of control. Some of the internal factors are: Employees - Employees are the human capital of the organization. An organization without a motivated and dedicated workforce will not be able to perform in spite of having the best products and capital. Employees must take the initiative to change their workplace, or changes in work tasks for more efficient and effective performance. The Organizational Structure - The organizational structure is what governs and guides the effective operations of the company. It defines and scopes the authority and hierarchy in the company. However, over time the organizational structure needs reorganization to answer to the needs of an evolving entity and becomes an internal source of organizational change. Organization Processes - The processes in organization are collections of activities that need to be undertaken in order to produce an output, and that will have a value for  consumers. There are various processes in  the  organization that need to be constantly updated to keep serving the market like – manufacturing, distribution, logistics, information technology, etc. Apart from the above factors like the company's mission and objectives, organizational culture and style of leadership are factors typically associated with the internal environment of an organization and can have a considerable impact on the organization.

Organizational change as we have read is a strategic initiative impacting almost every aspect of its operations and functions. The factors that induce changes almost always require immediate attention. The major forces that drive this change in business are: -          Internal environment -          External environment

Substantial organizational changes take place typically when organizations perceive a need to change the overall strategy and direction for success, adds or discontinues a major segment or practice, and/or wants to change the very nature by which it operates. It also occurs when an organization evolves through its life cycles, and has to restructure itself to grow. Organizational change is often a response to changes in the environment. Some of the reasons prompting changes are: Market Dynamics The changing market conditions cause unexpected changes which organizations find hard to adjust to. To stay in business and continue to serve the customers, organizations have to align themselves to these variations. Globalization Globalization has created  enormous  opportunities  as  well  as  global  challenges  to organizations. The market has thus expanded across geographies, and organizations in order to succeed have to serve customers across these regions. While doing this, organizations are finding it more affordable and logical to produce goods and deliver…

One of the greatest challenges faced by organizations today is the volatility of the global markets. Globalization has greatly affected the market and so have opportunities for more growth and revenue. However, to serve such a diverse marketplace, organizations need to respond to and understand the needs and expectations of the marketplace. Organizations are required  to  constantly innovate  and  update  their  processes  and operational efficiencies to collaborate with the expanding markets. Organizations that refuse to change or move forward are forced to exit the market or may be wiped out by forward looking companies. It is this movement or shift in an organization to improve the performance of the entire organization or a part of the organization that is referred to as Organizational Change. Organizational change is a process in which a large company or an organization changes its working methods or aims, in order to develop and respond to new Situations or markets.

Following is a representation of organization process chart. A well-defined organizing process leads to improved communication, transparency and efficiency in the organization.

Organizing, like planning, must be a carefully worked out and applied process. This process involves determining what work is needed to accomplish the goal, assigning those tasks to  individuals,  and  arranging  those  individuals  in  a  decision‐making  framework (Organizational structure).

A matrix structure is organized to manage multiple dimensions. It provides for reporting levels both horizontally as well as vertically and uses cross-functional teams to contribute to functional expertise. As such employees may belong to a particular functional group but may contribute to a teamthat supports another program. This type of structure brings together employees and managers across departments towork toward accomplishing common organizational objectives. It leads to efficient information exchange and flow as departments work closely together and communicate with each other frequently to solveissues. This structure promotes motivation among employees and encourages a democratic management style where inputs from team members are sought before managers make decisions. However, the matrix structure often increases the internal complexity in organizations. As reporting is not limited to a single supervisor, employees tend to get confused as to who their direct supervisor is and whose direction to follow. Such dual authority and communication leads tocommunication gaps, and division among employees and managers.