Mechanical Engineering

In this chapter, we will discuss the environment of management and the factors that affect the environment. The terms organization, administration and management are often used interchangeably. Sometimes they are used to mean one and the same thing. Organization is:      The “collection, preservation and co-ordination of the elements of an enterprise in An integrated manner.”        It brings together various resources of an enterprise into a single harmonious whole.      It warrants the utilization of resources for the accomplishment of its objectives. Administration is:        The efficient organization or utilization of the resources of an organization to achieve the goals.…

Modern management approaches respect the classical, human resource, and quantitative approaches to management. However, successful managers recognize that although each theoretical school has limitations in its applications, each approach also offers valuable insights that can  broaden  a  manager's options  in  solving  problems and  achieving organizational goals. Successful managers work to extend these approaches to meet the demands of a dynamic environment. Just as organizations evolve and grow, employee needs also change over time; people possess a range of talents and capabilities that can be developed. In order to optimize outcomes, organizations and managers, should respond to individuals with a wide variety of managerial strategies and job opportunities. Important aspects to be considered, as the 21st century progresses, include the following:        Organizations need to commit to not just meeting customer needs but exceeding customer expectations through quality management and continuous improvement of operations.        Reinvent new methods of process improvements and constantly learn new ways and best practices from practices in other organizations and environments.      Organizations must reinvest in their most important asset, their human capital. They need commit to effectively and positively use human resources by reducing attrition rates.        Managers must excel in their leadership responsibilities to perform numerous different roles.

Reengineering Approach sometimes called Business Process Reengineering (BPR), involves a complete rethinking and transformation of key business processes, leading to strong horizontal coordination and greater flexibility in responding to changes in the environment. The reengineering approach focuses on  sensing the  need to change, anticipating changes, and reacting effectively when it happens. Reengineering Process Following are the steps involved in reengineering process.      Develop business vision and process objectives      Identify business processes      Scope and measure existing processes      Design and build new process prototypes      Implement and manage changes

Kaizen means that everyone is involved in making improvements. Kaizen (pronounced ky‐zen) is based on the Japanese management concept for incremental change and improvement. The idea of continuous improvement suggests that managers, teams, and individuals learnfrom both their accomplishments and their mistakes. It is a long-term approach to work that systematically seeks to achieve small, incremental changes in processes in order to improve efficiency andquality. While the majority of changes may be small, the greatest impact may be improvements or changes that are led by senior management as transformational projects, or by cross- functional teams as Kaizen events. Kaizen Process Following are the steps involved in Kaizen Process.      Identifying opportunities for improvement      Testing new approaches      Recording the results      Recommending changes

The Quality School of Management (also known as Total Quality Management, TQM) is a fairly recent and comprehensive model for leading and operating an organization. The prime focus is on continually improving performance by focusing on customers while addressing the needs ofall stakeholders. In other words, this concept focuses on managing the entire organization to deliver high quality to customers.  Quality of the Company’s Output Transparency and Trust Organization Structure  Continuous Improvement The quality school of management considers the following in its theory:        Quality of the Company’s Output: Focus on providing goods and services that satisfy the customer requirements, which is presumed to be a key to organizational…

The Contingency Management theory evolved out of the System Approach to managing organizations. According to the Contingency approach, management is situational; hence there exists no single best approach to management, as situations that a manager faces is always changing. However, situations are often similar to the extent that some principles of management can be effectively applied by identifying the relevant contingency variables in the situation and then evaluating them. Peter F. Drucker, W. Edwards Deming, Laurence Peter, William Ouchi, Thomas Peters, Robert Waterman, and Nancy Austin are some of the most important contributors to management thought in recent times. This has emerged perhaps as the best approach as it encourages management to search for the correct situational factors for applying appropriate management principles effectively. On the basis of the Tom Peters and Robert Waterman’s research focusing on 43 of America’s…

One of the most important contributions to this school has been made by Chester I. Barnard. His classic treatise entitled "The Functions of the Executive", published in 1938, is considered by some management scholars as one of the most influential books published in the entire field of management. Like Fayol, Barnard based his theories and approach to management on the basis of his first-hand experience as a top-level executive. Fundamentals of System Approach: All organizations are a co-operative system.  As co-operative systems, organizations are a combination of complex physical, biological, personal and social components, which are in a specific systematic relationship by reason of the co-operation of two or more persons for at least one definite end. An  employee’s role and  his  co-operation are  a  strategic factor in  achieving organizational objectives. Criticism Following are the criticisms that this theory received.…

This school of thought primarily focuses on the development of each factor of both workers and the organization. It analyzes the interrelationship of workers and management in all aspects. System Approach and Contingency Approach are the two approaches by this school of thought.

The criticism of scientific and administrative management approach as advocated by Taylor and Fayol, respectively gave birth to the behavioral approach to management. One of the main criticisms leveled against them are their indifference to and neglect of the human side of the enterprise in management dealings. A good number of sociologists and psychologists like Abraham Maslow, Hugo Munsterberg, Rensis Likert, Douglas McGregor, Frederick Herzberg, Mary Parker Follet, and Chester Barnard are the major contributors to this school of thought, which is further subdivided by some writers into the Human Relations approach and the Human Behavioral approach. Elton Mayo and Hawthorne Studies Elton Mayo and Hugo Munsterberg are considered pioneers of this school. The most important contribution to this school of thought was made by Elton Mayo and his associates through Hawthorne plant of the Western Electric Company between 1927 and 1932. Following are the findings of Mayo and his colleagues from Hawthorne studies:        Human/social element operated in the workplace and productivity increases were as much an outgrowth of group dynamics as of managerial demands and physical factors.…

One  of  the  oldest  and  most  popular  approaches, Henry  Fayol’s  theory  holds  that administration of all organizations – whether public or private, large or small – requires the same rational process or functions. This school of thought is based on two assumptions:        Although the objective of an organization may differ (for example, business, government, education, or religion), yet there is a core management process that remains the same for all institutions.        Successful managers, therefore, are interchangeable among organizations of differing purposes. The universal management process can be reduced to a set of separate functions and related principles. Fayol identifies fourteen universal principles of management, which are aimed at showing managers how to carry out their functional duties.   1.  Specialization of labor This improves the efficiency of labor through specialization, reducing labor time and increasing skill development.  2.  Authority This is the right to give orders which always carry responsibility commensurate with its privileges.  3.  DisciplineIt relies on respect for the rules, policies, and agreements that govern an organization.…