Mechanical Engineering

The chain of command is an important concept to build a robust organization structure. It is the unbroken line of authority that ultimately links each individual with the top organizational position through a managerial position at each successive layer in between. It is an effective business tool to maintain order and assign accountability even in the most casual working environments. A chain of command is established so that everyone knows whom they should report to and what responsibilities are expected at their level. A chain of command enforces responsibility and accountability. It is based on the two principles of Unity of command and Scalar Principle. Unity of command states that an employee should have one and only one manager or supervisor or reporting authority to whom he is directly accountable to. This is done to ensure that the employee does not receive conflicting demands or priorities from several supervisors at once, placing him in a confused situation. However, there are exceptions to the chain of command under special circumstances for specific tasks if required. But for the most part organizations to a large extent should adhere to this principle for effective outcomes. Scalar principle states that there should exist a clear line of authority from the position of ultimate authority at the top to every individual in the organization, linking all the…

Authority is the legitimate power assigned to a manager to make decisions, issue orders, and allocate resources on behalf of the organization to achieve organizational objectives. Authority is within the framework of the organization structure and is an essential part of the manager’s job role. Authority follows a top-down hierarchy. Roles or positions at the top of the hierarchy are vested with more formal authority than are positions at the bottom. The extent and level of authority is defined by the job role of the manager. Subordinates Comply with the manager’s authority as it is a formal and legitimate right to issue orders.

Also called division of labor, work specialization is the degree to which organizational tasks are divided into separate jobs. Each employee is trained to perform specific tasks related to their specialized function. Specialization is extensive, for example running a particular machine in a factory assembly line. The groups are structured based on similar skills. Activities or jobs tend to be small, but workers can perform them efficiently as they are specialized in it. In spite of the obvious benefits of specialization, many organizations are moving away from this principle as too much specialization isolates employees and narrows down their skills to perform routine tasks. Also it makes the organization people dependent. Hence organizations are creating and expanding job processes to reduce dependency on particular skills in employees and are facilitating job rotation among them.

The following illustration shows the five principles of Organizing: Work Specialization Span of Control

A comprehensive approach to organizing helps the management in many ways. Organizing aligns the various resources towards a common mission. Efficient Administration It brings together various departments by grouping similar and related jobs under a single specialization. This establishes coordination between different departments, which leads to unification of effort and harmony in work. It governs the working of the various departments by defining activities and their authority relationships in the organizational structure. It creates the mechanism for management to direct and control the various activities in the enterprise. Resource Optimization Organizing ensures effective role-job-fit for every employee in the organization. It helps in avoiding confusion and delays, as well as duplication of work and overlapping of effort. Benefits Specialization It is the process of organizing groups and sub-divide the various activities and jobs based on the concept of division of labor. This helps in the completion of maximum…

Once the plans are finalized and set, the final step is to convert them into quantifiable parameters through budgeting. Budgets are most commonly expressed in terms of money, but are also expressed as hours worked, as units sold, or in any other measurable unit. An enterprise usually has overall budgets representing the sum total of income and expenses, with consequent profit or surplus. Each department of the enterprise or organization can have its own budget, commonly of expenses and capital expenditures, which make up the overall budget. A well planned budgeting exercise can become a standard for measuring the progress and effectiveness of the planning process.

Derivative plans are sub-sections of the operating plan. The division of overall plan into derivative plans is necessary for effective execution. Derivative plans are essentially required to support the basic or general plan and explain the many details involved in reaching a broad major plan.

As the plans are frozen and prioritized, timelines for completing associated tasks need to be finalized. At this stage, resource allocation and the line of authority and responsibility also needs to be established. The manager should consider the abilities of staff members and allocate the best fit resource for the job. Also the timelines for completion should be realistic and fair. This step in the planning process is important as it brings coordination in the activities of different departments. The timings and  sequence of  operations must be communicated to  the concerned departments, managers and staff for implementation of the plan.

Once alternative courses of action have been identified, each alternative has to be analyzed and evaluated in the light of its strength and weakness and its fitment in achieving the organizational goals. While evaluating alternatives, managers should consider facts like the costs involved, how resource intensive it is, the time frame for completion, the gestation period, return on investment, etc. Major challenges of effective evaluation can be uncertainty about the future and risk. Various intangible factors which are not within the control of the management like market changes, socio-economic-political factors, etc.  Also have a bearing.  At this stage, managers can use operations research, and mathematical as well as computing techniques to predict and analyze alternatives.

The next step is to search for and find out alternatives that will guide the fulfillment of the objectives established. At this stage, managers need to plan on how to move from their current position towards their decided future position. Managers may find many alternatives, however, dropping the less desirable ones and narrowing on the few desired alternatives is what will help in identifying the best fit solution. The manager can take the help of quantitative techniques, research, experimentation, and experience to determine various alternatives.