Mechanical Engineering

Factors that indirectly impact the organization, its operation and working condition is known as the outer environment or macro environment. These external factors cannot be controlled by the organization. Following are some of the macro environment factors:  Political-legal environment The country’s unique political and legal landscape within which organizations function. The effects of this are quite visible. For e.g.: the effect of changing taxes or raising interest rates.  Technology Companies have to carefully evaluate the technological developments that it wishes to embrace as it is a cost intensive factor and provide millions in return to one company and take millions from another. Socio-cultural environment The means of communication, the country’s infrastructure, its education system, the purchasing power of the citizens, family values, work ethics and preferences, etc.

There are numerous factors that affect an organization or the management. Managers canmonitor these factors/environments through boundary spanning — a process of gathering information about developments that could impact the future of the organization. Following types of factor/environment affect management:      Microeconomic factors      Macroeconomic factors To lead an organization efficiently, every organization must know where it is situated, what are its external and internal influences. Microeconomic FactorsMacroeconomic Factors        Company-specific influences that have adirect   impact   on   its   business operations and success.        Components within the control of an organization can be managed and altered.        Broad  economic  forces  and  global events are out of control of any businessor company.        Forces    indirectly    affect    company objectives.        Volatile and risky, and a savvy manager must be agile to sidestep a cascading macroeconomic crisis to keep the company intact.      For  example, a  company’s revenue,Earnings and margin.         The   employees,   stakeholders,   the production volume of the products and the advertising campaigns…

Management is the act or function of putting into practice the policies and plans decided upon by the administration. Administration cannot be successful without the co-operation of management. The job of each manager is, therefore, to win the co-operation of all those who work under him so that they work for enterprise goals set by administration. Administrators are mainly found in the government, military, religious and educational organizations. Management, on the other hand, is used by business enterprises. The role of a manager is to monitor and shape the environment, to anticipate changes, and react quickly to them.

In this chapter, we will discuss the environment of management and the factors that affect the environment. The terms organization, administration and management are often used interchangeably. Sometimes they are used to mean one and the same thing. Organization is:      The “collection, preservation and co-ordination of the elements of an enterprise in An integrated manner.”        It brings together various resources of an enterprise into a single harmonious whole.      It warrants the utilization of resources for the accomplishment of its objectives. Administration is:        The efficient organization or utilization of the resources of an organization to achieve the goals.…

Modern management approaches respect the classical, human resource, and quantitative approaches to management. However, successful managers recognize that although each theoretical school has limitations in its applications, each approach also offers valuable insights that can  broaden  a  manager's options  in  solving  problems and  achieving organizational goals. Successful managers work to extend these approaches to meet the demands of a dynamic environment. Just as organizations evolve and grow, employee needs also change over time; people possess a range of talents and capabilities that can be developed. In order to optimize outcomes, organizations and managers, should respond to individuals with a wide variety of managerial strategies and job opportunities. Important aspects to be considered, as the 21st century progresses, include the following:        Organizations need to commit to not just meeting customer needs but exceeding customer expectations through quality management and continuous improvement of operations.        Reinvent new methods of process improvements and constantly learn new ways and best practices from practices in other organizations and environments.      Organizations must reinvest in their most important asset, their human capital. They need commit to effectively and positively use human resources by reducing attrition rates.        Managers must excel in their leadership responsibilities to perform numerous different roles.

Reengineering Approach sometimes called Business Process Reengineering (BPR), involves a complete rethinking and transformation of key business processes, leading to strong horizontal coordination and greater flexibility in responding to changes in the environment. The reengineering approach focuses on  sensing the  need to change, anticipating changes, and reacting effectively when it happens. Reengineering Process Following are the steps involved in reengineering process.      Develop business vision and process objectives      Identify business processes      Scope and measure existing processes      Design and build new process prototypes      Implement and manage changes

Kaizen means that everyone is involved in making improvements. Kaizen (pronounced ky‐zen) is based on the Japanese management concept for incremental change and improvement. The idea of continuous improvement suggests that managers, teams, and individuals learnfrom both their accomplishments and their mistakes. It is a long-term approach to work that systematically seeks to achieve small, incremental changes in processes in order to improve efficiency andquality. While the majority of changes may be small, the greatest impact may be improvements or changes that are led by senior management as transformational projects, or by cross- functional teams as Kaizen events. Kaizen Process Following are the steps involved in Kaizen Process.      Identifying opportunities for improvement      Testing new approaches      Recording the results      Recommending changes

The Quality School of Management (also known as Total Quality Management, TQM) is a fairly recent and comprehensive model for leading and operating an organization. The prime focus is on continually improving performance by focusing on customers while addressing the needs ofall stakeholders. In other words, this concept focuses on managing the entire organization to deliver high quality to customers.  Quality of the Company’s Output Transparency and Trust Organization Structure  Continuous Improvement The quality school of management considers the following in its theory:        Quality of the Company’s Output: Focus on providing goods and services that satisfy the customer requirements, which is presumed to be a key to organizational…

The Contingency Management theory evolved out of the System Approach to managing organizations. According to the Contingency approach, management is situational; hence there exists no single best approach to management, as situations that a manager faces is always changing. However, situations are often similar to the extent that some principles of management can be effectively applied by identifying the relevant contingency variables in the situation and then evaluating them. Peter F. Drucker, W. Edwards Deming, Laurence Peter, William Ouchi, Thomas Peters, Robert Waterman, and Nancy Austin are some of the most important contributors to management thought in recent times. This has emerged perhaps as the best approach as it encourages management to search for the correct situational factors for applying appropriate management principles effectively. On the basis of the Tom Peters and Robert Waterman’s research focusing on 43 of America’s…

One of the most important contributions to this school has been made by Chester I. Barnard. His classic treatise entitled "The Functions of the Executive", published in 1938, is considered by some management scholars as one of the most influential books published in the entire field of management. Like Fayol, Barnard based his theories and approach to management on the basis of his first-hand experience as a top-level executive. Fundamentals of System Approach: All organizations are a co-operative system.  As co-operative systems, organizations are a combination of complex physical, biological, personal and social components, which are in a specific systematic relationship by reason of the co-operation of two or more persons for at least one definite end. An  employee’s role and  his  co-operation are  a  strategic factor in  achieving organizational objectives. Criticism Following are the criticisms that this theory received.…