Mechanical Engineering

Implementing change is always difficult for organizations. But the transition can be made smooth if the management goes through it with empathy and compassion after thorough analysis, planning, and strategizing. The top management must fully understand how change works in order to lead their organizations successfully into the future. The introduction and management of change are emerging as two of the most critical elements of leadership for the future. Address Employee Concerns A management that is truly concerned about its employees will address and deal with the concerns of the employees first, by giving them confidence and…

Employees resist change if it is not favorable to them. They tend to be more welcoming of changes that are favorable to them and empower them. Resistance also happens when change is thrust onto people without giving them adequate warning and without helping them through the process of understanding what the change will entail and how it will impact their jobs/work. Self-Interest before Organizational Well-being Some employees resist changes as it comes in the way of their personal interest and agenda. They fear that the change will delay or obstruct the fulfillment of their hidden agenda. Personality Trait…

Organizational change is sometimes unavoidable. It is a complex process that affects the organization all across. Not all employees and departments welcome changes to their existing environment and processes. It is normal human reaction to defend the status quo if security or status is threatened. In fact, organizational change can generate skepticism and resistance in employees, making it sometimes difficult or impossible to implement organizational improvements. This makes the role of the management even more critical, to make an effort to support the employees during and even after the process of transformation. Managing resistance to change is challenging. Some reasons why change is resisted in organizations are:

Organizational change often, if not always, is an indicator of potential problems or issues with the organization. In some cases, however, voluntary changes happen in forward looking organizations that proactively recognize potential opportunities or situations. Whatever the case, change is a shift from the current comfort state for any organization and needs to be well planned so as to not imbalance the current environment. Key steps in the process of implementing a planned organizational change is depicted in the following figure. Organizations need to undertake thorough study to understand the existing processes and procedures, and identify the snags. Each problem area has to be evaluated and the changes required for improvement have to be assessed. The next step is to determine the desired future state the management wishes the organization to be in. This will need to be communicated to all concerned and design the means of smooth transition. The transition plan once finalized has to be implemented in an orderly manner. Plans have to be made and resources need to be allocated. Responsibility has to be assigned to a key person in the organization to take charge of the change process. It is essential for the top management to beinvolved in the whole process to direct and govern the process.

When organizations undertake initiative to improve performance, seize opportunities or address key issues, they often require changes - changes to processes, job roles, Organizational structure, and types and use of technology. Change Management It is the discipline that guides, prepares, and equips organizations to successfully adopt change in order to drive organizational success. It provides a structured approach for supporting the employees in moving forward from their current state to desirable and progressive future state.

The external environment of an organization are those set of factors which the organization cannot exercise control on. Though these factors are external to the organization, they have a significant influence over its operations, growth and sustainability. Economic Factors - The macroeconomic factors like the political and legal environment, the rate of inflation and unemployment, monetary and fiscal policies of the government, etc. are causes that have a high influence on companies and prompt for changes in the organization. Managers need to carefully track these indicators in order to make the right decisions for change. Socio-cultural Factors - The local and regional conditions greatly influence people’s values, habits, norms, attitudes and demographic characteristics in the society. All of these factors highly influence the business operations or will do so in the future. Global Environment - The increasing globalization of markets has made organizations sensitive to changes. Any change or crisis in the global market affects every business, and corrective measures are not often easy and immediately taken. Technology - Technology has become an intrinsic part of business operations. It regulates processes in all aspects like manufacturing, distribution, logistics, finance, etc. Organizations have to be up-to-date with the ever-changing technological advancements in order to improve efficiencies and remain competitive.

The internal environment of an organization consists of factors within the organization over which it can exercise a fair amount of control. Some of the internal factors are: Employees - Employees are the human capital of the organization. An organization without a motivated and dedicated workforce will not be able to perform in spite of having the best products and capital. Employees must take the initiative to change their workplace, or changes in work tasks for more efficient and effective performance. The Organizational Structure - The organizational structure is what governs and guides the effective operations of the company. It defines and scopes the authority and hierarchy in the company. However, over time the organizational structure needs reorganization to answer to the needs of an evolving entity and becomes an internal source of organizational change. Organization Processes - The processes in organization are collections of activities that need to be undertaken in order to produce an output, and that will have a value for  consumers. There are various processes in  the  organization that need to be constantly updated to keep serving the market like – manufacturing, distribution, logistics, information technology, etc. Apart from the above factors like the company's mission and objectives, organizational culture and style of leadership are factors typically associated with the internal environment of an organization and can have a considerable impact on the organization.

Organizational change as we have read is a strategic initiative impacting almost every aspect of its operations and functions. The factors that induce changes almost always require immediate attention. The major forces that drive this change in business are: -          Internal environment -          External environment

Substantial organizational changes take place typically when organizations perceive a need to change the overall strategy and direction for success, adds or discontinues a major segment or practice, and/or wants to change the very nature by which it operates. It also occurs when an organization evolves through its life cycles, and has to restructure itself to grow. Organizational change is often a response to changes in the environment. Some of the reasons prompting changes are: Market Dynamics The changing market conditions cause unexpected changes which organizations find hard to adjust to. To stay in business and continue to serve the customers, organizations have to align themselves to these variations. Globalization Globalization has created  enormous  opportunities  as  well  as  global  challenges  to organizations. The market has thus expanded across geographies, and organizations in order to succeed have to serve customers across these regions. While doing this, organizations are finding it more affordable and logical to produce goods and deliver…

One of the greatest challenges faced by organizations today is the volatility of the global markets. Globalization has greatly affected the market and so have opportunities for more growth and revenue. However, to serve such a diverse marketplace, organizations need to respond to and understand the needs and expectations of the marketplace. Organizations are required  to  constantly innovate  and  update  their  processes  and operational efficiencies to collaborate with the expanding markets. Organizations that refuse to change or move forward are forced to exit the market or may be wiped out by forward looking companies. It is this movement or shift in an organization to improve the performance of the entire organization or a part of the organization that is referred to as Organizational Change. Organizational change is a process in which a large company or an organization changes its working methods or aims, in order to develop and respond to new Situations or markets.